Abrechnungs- & Buchungssystem

Die digitalen Kassensysteme in Gastronomiebetrieben haben die Aufgaben und Prozesse der Service-Mitarbeiter seit ihrer Einführung laufend optimiert und vereinfacht. Trotz der heute verfügbaren Kassensysteme sind noch nicht alle Abrechnungsprozesse digitalisiert.

Service-Mitarbeiter müssen nicht selten am Ende ihrer Arbeitsschicht Abrechnungen von Hand auf Papier erstellen, in welchem Umsätze und die akzeptierten Zahlungsmittel (Gutscheine, Bargeld, Lunch-Checks und Kreditkarten-Quittungen) summiert dargestellt werden. Der Treuhänder muss diese beim Erhalt kontrollieren, bevor die Verbuchung stattfinden kann. All diese Schritte geschehen sehr oft analog und manuell.

Diese sich täglich wiederholenden analogen Prozesse sind für alle involvierten Akteuren sehr fehleranfällig und ressourcenintensiv. Es sollte eine Lösung konzipiert und entwickelt werden, die all diese Prozesse zentralisiert und optimiert.

Zu Beginn hat sich die Digio AG in die Thematik der Gastronomieabrechnung eingearbeitet: Was sind die aktuellen Prozesse? Welcher Stakeholder hat welche Interessen und Aufgaben? Und wo sind die grössten Fehlerquellen?

Zusammen mit dem dem Kunden und dessen breiten Know-how aus der Gastronomiebranche konnten diese ineffektiven und Ressourcen intensiven Prozesse optimiert und in digitale Arbeitsschritte transformiert werden.

Das Ziel war es, Fehlerquellen bei möglichst kleinen personellen Aufwand zu minimieren resp. zu eliminieren und das Controlling zu verbessern.

Es wurde eine Web-Applikation Namens "CashUp" entwickelt, in welchem das Servicepersonal Umsätze und Beträge aus dem Kassensystem eingeben kann. Die Web-Applikation verhindert bereits während der Eingabe menschliche Fehler durch Querrechnungen. Als Resultat wird dem Servicepersonal ein Barbetrag angezeigt, welcher sie zusammen mit den Belegen dem Treuhänder zur Weiterverarbeitung zukommen lassen müssen.

Der Treuhänder gleicht lediglich das erhaltene Bargeld sowie die Belege mit der bereits korrekt erfassten Abrechnung ab, bevor diese per Knopfdruck die Umsätze und Eingänge voll automatisiert in die Buchhaltung überträgt.

Die mehrmandatenfähige Web-Applikation kann pro Gastronomiebetrieb eine individuelle Abrechnungsmaske bestehend aus Umsatzpositionen, akzeptierten Zahlungsmitteln, Trinkgeld, Gutscheinen, etc. konfigurieren. Einige der vielen Funktionen wie aussagekräftigen Statistiken, GeBüv-Konforme Belegarchivierung oder periodische Umsatzmeldung per E-Mail runden die Mehrwerte für die Beteiligten ab.

Die Bruderer Business Consulting GmbH, Mitgründer der CashUp AG, ist ein Treuhand-Unternehmen, welches für seine Kunden erfolgreiche Gastronomiekonzepte analysiert, konzipiert und optimiert.

Ihr grosses Netzwerk in diversen Branchen ermöglicht ihren Kunden, die richtigen Partner für diverse Dienstleistungen, Angebote und Nachfragen zu finden, damit sich der Gastronomiebetrieb auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.